1.GİRİŞ
1.1.Amaç
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), ‘’FELKO ELEKTROMARKET SANAYİ VE TİCARET A.Ş.” (“FELKO ELEKTROMARKET” veya “Şirket”)’in kayıt ortamlarında yer alan kişisel verilerin saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. FELKO ELEKTROMARKET çalışanlarına, çalışan adaylarına, müşterilerine, tedarikçi yetkililerine/çalışanlarına, hissedar-ortaklara, ziyaretçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, FELKO ELEKTROMARKET tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan işbu Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.
1.2 Kapsam
FELKO ELEKTROMARKET çalışanlarına, çalışan adaylarına, müşterilerine, tedarikçi yetkililerine/çalışanlarına, hissedar-ortaklara, ziyaretçilere ve diğer üçüncü kişilere ilişkin veriler Politika kapsamında olup FELKO ELEKTROMARKET’nin sahip olduğu ya da FELKO ELEKTROMARKET tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.
1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar
Alıcı Grubu | Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi. |
Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
Anonim Hale Getirme | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
Çalışan | ’FELKO ELEKTROMARKET SANAYİ VE TİCARET A.Ş. ile iş/hizmet sözleşmesi akdeden kişileri. |
EBYS | Elektronik Belge Yönetim Sistemi |
Elektronik Ortam | Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. |
Elektronik Olmayan Ortam | Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar. |
İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
İlgili Kullanıcı | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler. |
İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
Kanun | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
Kişisel Veri İşleme Envanteri | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter. |
Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
Periyodik İmha | Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
Politika | Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası |
Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. |
Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI
’FELKO ELEKTROMARKET SANAYİ VE TİCARET A.Ş. ‘nin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.
Tablo 1: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı
UNVAN | BİRİM | GÖREV |
[Unvan belirtiniz.] | Genel Müdürlük | Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur. |
[Unvan belirtiniz.] | İnsan Kaynakları | Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur |
[Her birimden bir unvan belirtiniz.] | Satış ve Pazarlama, Mali ve İdari İşler, ,atın Alma, Sevkiyat | Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur. |
3.KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler, Kurum tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları
ELEKTRONİK ORTAMLAR | ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMLAR |
Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
Yazılımlar (ofis yazılımları vb.) Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. ) Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi |
Kağıt
Manuel veri kayıt sistemleri (özlük dosyaları vb.) Yazılı, basılı, görsel ortamlar |
4.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Kurum tarafından; çalışanlarına, çalışan adaylarına, müşterilerine, tedarikçi yetkililerine/çalışanlarına, hissedar-ortaklara, ziyaretçilere ve diğer üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.
Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.
4.1.1 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
FELKO ELEKTROMARKET SANAYİ VE TİCARET A.Ş. faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler;
5.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde FELKO ELEKTROMARKET SANAYİ VE TİCARET A.Ş. tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.
5.1 Teknik Tedbirler
FELKO ELEKTROMARKET SANAYİ VE TİCARET A.Ş. tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
5.2 İdari Tedbirler
FELKO ELEKTROMARKET SANAYİ VE TİCARET A.Ş. tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:
6.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Kurum tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle silinir.
Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi
VERİ KAYIT ORTAMI | AÇIKLAMA |
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler | Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır. |
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler | Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır. |
6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel veriler, Kurum tarafından Tablo-4’te verilen yöntemlerle yok edilir.
Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
VERİ KAYIT ORTAMI | AÇIKLAMA |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. |
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler | Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir. |
6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
FELKO ELEKTROMARKET SANAYİ VE TİCARET A.Ş. tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde FELKO ELEKTROMARKET SANAYİ VE TİCARET A.Ş. Genel Müdürlüğü tarafından güncellemeler yapılır. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi veriyi saklayan departman yönetimi tarafından yerine getirilir.
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Kurum, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, FELKO ELEKTROMARKET SANAYİ VE TİCARET A.Ş.’de her yıl Mayıs ve Kasım aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda hazırlanır. Elektronik ortamda hazırlanan Politika, FELKO ELEKTROMARKET SANAYİ VE TİCARET A.Ş. birimlerinin yöneticilerine bildirilir. Basılı kâğıt nüshası Genel Müdürlük tarafından saklanır.
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
Politika, imza tarihinde yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları Genel Müdürlük tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile Genel Müdürlük tarafından saklanır.
Web Sitemiz deneyiminizi geliştirmek için çerezleri kullanır.Çerez Politikamızı İnceleyin